Moja Rada - partner van DPOrganizer

Als u op zoek bent naar privacy management software, is het handig om te weten welke mogelijkheden en functionaliteiten deze software heeft. U vindt hieronder een beknopt overzicht met de belangrijkste functies in DPOrganizer. Vervolgens krijgt u per functie een korte uitleg. Heeft u hierna nog vragen, neem dan vrijblijvend contact op.

Overzicht van functionaliteiten:

  • Beheren

    Betekenis ‘beheren’

    be·heer (heto)
    1 bestuur, bewindvoering, m.n. administratie van een zaak, gelden enz.het beheer over iets voerenin eigen beheer zonder tussenkomst van derden
    be·he·ren (beheerde, heeft beheerd)
    1 als verantwoordelijke zorg dragen voor
    Bron: Van Dale

Toekomstige audits kunnen door een privacyprofessional, met behulp van DP Manager, worden ingepland. Hierbij starten op de ingeplande datum de beoordelingen automatisch. Medewerkers die zijn aangewezen als verantwoordelijke, voor bijvoorbeeld databases of marketing automation, ontvangen automatisch de auditverzoeken. Zij kunnen vervolgens (en indien nodig) de informatie in DPOrganizer bijwerken. De privacyprofessional wordt van de wijzigingen op de hoogte gebracht en kan zijn of haar tijd dus besteden aan het beoordelen van dergelijke wijzigingen. Hierdoor hoeft de professional zich niet bezighouden met onnodige administratie.

Het systeem houdt bij wat er verandert, wanneer en door wie. U kunt ook andere activiteiten met betrekking tot gegevensbescherming plannen en documenteren, zoals opleidingen van het personeel en interne controles.

Leg de benodigde gegevens van contactpersonen vast. Denk hierbij aan Functionarissen voor de gegevensbescherming (FG) of Privacy Officers (PO), werkzaam bij de verwerkingsverantwoordelijke voor wie u persoonsgegevens verwerkt. Of contactpersonen welke verantwoordelijk zijn voor een product of dienst die u afneemt of aanbiedt. Want stel, in geval van een incident of datalek, zult u toch binnen de gestelde termijn melding moeten doen aan de verwerkingsverantwoordelijke of uw interne contactpersoon. Wel zo handig dat u direct alle juiste contactgegevens bij de hand heeft.

Assessments (ook wel beoordelingen in het Nederlands), vullen een belangrijke behoefte voor veel privacyprofessionals; stelt hen in staat om overal aangepaste formulieren voor te maken en deze naar iedereen te verzenden. Dat kan vrij standaard zijn, zoals een DPIA-pre-assessment, maar het kan ook iets heel anders zijn. Elke organisatie is namelijk anders en u wilt misschien – afhankelijk van de omstandigheden – verschillende vragen stellen.

Met beoordelingen kunt u die vragen stellen. U kunt zelfs antwoorden op die vragen koppelen aan specifieke risiconiveaus, zodat u een voorlopige risicobeoordeling krijgt zodra het formulier is ingevuld.

Als inspiratiebron, en om u op weg te helpen, biedt DPOrganizer u twee vooraf gebouwde beoordelingen – een DPIA-voorbeoordeling en een algemene risicobeoordeling voor nieuwe projecten.

Beoordelingen zijn opgenomen in elk plan dat wordt aangeboden, zodat u één op maat gemaakte beoordeling kunt opslaan en u toegang heeft tot twee vooraf gebouwde sjablonen. Er is ook een premium versie beschikbaar, waarmee u onbeperkte opslag van aangepaste beoordelingen kunt krijgen, evenals een voortdurend evoluerende bibliotheek met beoordelingssjablonen.