Stop met privacymanagement in Excel

Veel functionarissen voor de gegevensbescherming, en misschien ook andere medewerkers van de afdeling, gebruiken nog steeds Excel of soortgelijke kantoorapplicaties voor privacymanagement. Hierdoor maken veel privacymedewerkers onjuist gebruik van dit populaire programma voor het bewerken van spreadsheets. Ook probeert men telkens zelf het wiel uit te vinden waardoor kostbare tijd en geld verloren gaat.

Kijk eens met een kritische blik naar uw Excel verwerkingsregister. Wellicht is het register ontwikkeld door een van uw medewerkers. Of, zoals in veel gevallen, is de basis een voorbeeld verwerkingsregister (waar op zich niets mis mee is). Soms is er voor betaald, vaak ook gekregen via een collegabedrijf. Vrijwel zeker worden in dit document geen workflows toegepast en is er geen enkele relatie met andere gegevens.

In echte privacymanagement tools, zoals DPOrganizer, is alle informatie direct beschikbaar en kunt u inzoomen op onderdelen, zoals verwerkingsactiviteiten, assessments, incidenten of eventuele datalekken of de status van DPIA’s. Een echt privacymanagement tool geeft meer overzicht, inzicht en een betere organisatie. Maar wat zijn de andere voordelen ten opzichte van Excel?

Stap uit uw veilige wereld

“We zijn gewend om met Excel te werken en zien niet de noodzaak om te investeren”, is een veel gebruikt excuus om niet naar een privacymanagement tool over te stappen. Een privacymedewerker die al jaren in dezelfde spreadsheets werkt, heeft geen moeite met het vinden van relevante informatie. In tegenstelling tot een nieuwe medewerker, voor wie kleurrijke Excel-sheets met tientallen, of misschien honderden, gevulde cellen en tabbladen afschrikwekkend werken.

Stel uzelf eens de vraag: “Hoe lang het duurt voor ik mijn Excel-sheets uitgelegd krijg aan een onervaren collega. En, hoe vlot kan hij of zij ermee leren werken?”

Het duurt meestal weken of maanden voor iemand vertrouwd is met uw macro’s en draaitabellen. Hoe langer u aan uw sheets werkt, hoe complexer deze worden. Wat nu ter discussie staat, is of Excel – of een andere kantoorapplicatie – het beste instrument is om uw doelstellingen en verplichtingen ten aanzien van de AVG, te ondersteunen.

Overstappen naar een privacymanagement tool hoeft niet uitdagend zijn. De financiële investering, maar ook de tijd en inspanning om processen te veranderen, hoeft geen drempel te zijn. En, hoe groter het team, hoe groter de adoptie. Zet hier de opbrengst van zo’n tool eens tegenover.

Enkele nadelen Excel:

1. Excel is arbeidsintensief en foutgevoelig.
2. Medewerkers hebben (te) weinig Excel-vaardigheden.
3. Er ontbreekt data-integriteit.
4. Schaalbaarheid geeft vaak problemen.

Enkele voordelen privacymanagement software:

1. Overal en altijd veilige toegang.
2. Eenvoudig en op een eenduidige manier beheer van de verwerking van persoonlijke gegevens.
3. Uitgebreide en duidelijke rapportages en risicoanalyses.
4. Betere controle, meer efficiency en minder risico’s.

Chaos

Het is niet gemakkelijk om één of meerdere Excel-documenten met alle stakeholders, zoals teamleden, management en directie te delen. De kans is groot dat in uw organisatie de verschillende teamleden hun eigen Excel-sheets gebruiken. Maar maakt iedereen wel gebruik van dezelfde structuur? Vergelijk de  Excel-sheets. Wat u ziet is chaos. Dat beloof ik u!

Van Excel naar een privacymanagement tool

Hierboven schetste ik een aantal belangrijke meerwaardes van een standaard privacymanagement tool ten opzichte van Excel. Ik zoomde echter alleen in op de vastlegging, de rapportering en de interne communicatie. Maar hoe zit het met de tijd die in Excel wordt gestoken? Hoe worden de te verrichte taken inzichtelijk en overzichtelijk voor de overige teamleden en de stakeholders? En op welke locatie(s) bevinden zich de data?

Wilt u uw privacymanagement naar een hoger plan tillen, maar u weet niet hoe? Maak dan een vrijblijvende afspraak.